No es fácil sin duda gestionar el conocimiento de las organizaciones. Muchas veces este preciado bien está en la "cabeza" de los individuos (personas), quiénes también son reacios a compartir la información por miedo a ser precindibles.

En muchos de los proyectos que nos ha tocado participar, existe un individuo que tiene toda la información. Típicamente fue el responsable de diseñar y constuir algún servicio o aplicaciónes, que luego de años de ser integrada en toda la empresa, sólo él conoce. Su precencia es crítica para resolver cualquier problema, o implementar nuevas mejoras.

Definición (Wikipedia)

Probemas en las instituciones

En este proyecto en particular, encontramos los siguientes problemas asociados a la información:

• Repetición de información (en tareas, emails, boca a boca, etc)
• No estandarización de la información (nomenclatura)
• Desagregación de la información (Documentos, Office365, email, Teams, Whatapp, etc)
• Orden y claridad de la información (Compartiva, historia)
• Dependencia de conocimiento en las personas.
• Exceso de datos (duplicados, históricos, etc)

Norma ISO 30401:2018

La Organización Internacional para la Normalización ISO, publicó el 2018 la norma ISO 30401:2018 => Sistemas de Gestión del Conocimiento.

• Propósito: apoyar a las organizaciones para desarrollar un sistema de gestión que promueva eficazmente y permita la creación de valor a través del conocimiento.
• La Gestión del conocimiento es una disciplina enfocada en la manera en que las organizaciones crean y utilizan el conocimiento.
• Muchas confusiones con otras disciplinas como la administración de la información y muchas ideas erróneas acerca de cómo hacer gestión del conocimiento, por ejemplo, creer que simplemente comprar un sistema de tecnología puede ser suficiente para una gestión del conocimiento que agregue valor.

La siguiente imagen ilustra un típico flujo de información:

Wiki.js

Después de evaluar múltiples soluciones para documentación, nos pareció que wiki.js fue la mejor plataforma. Las principales caracaterísticas que motivaron esta decisión fueron:

• Distintos moteres de búsqueda (Elasticsearch, OpenSearch, Algolia, etc) que buscan en todo el contenido, incluyendo los archivos PDF.
• Integración para autenticación de usuarios con MS Azure. (También tiene más)
• Integración con draw.io para el diseño de diagramas.
• Sincronización de la información con repositorio en Github.
• Lenguage markdown

Conclusión

Wiki.js es sólo una plataforma de un eslabón mucho más amplio. El cambio cultural que requieren las empresas para gestionar el conocimiento lleva años. Se debe trabajar con líderes para mover a las personas y motivarlos a documentar los procesos y la información de sus tareas y actividades.

En fin, si buscas una solución de documentación, te recomendamos Wiki.js.